เครื่องตัดกระดาษใช้งานง่ายและมีข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อมต่ำ โดยปกติสามารถใช้งานได้จากแหล่งจ่ายไฟมาตรฐานในสำนักงาน เครื่องตัดกระดาษส่วนใหญ่มีระบบเปิด/ปิดอัตโนมัติ เพียงใส่กระดาษเข้าไปในช่องป้อนกระดาษ จากนั้นเครื่องตัดจะหมุนและทำลายกระดาษโดยอัตโนมัติ เครื่องตัดกระดาษบางประเภทจำเป็นต้องกดปุ่มเริ่มต้น ซึ่งจะเปิดใช้งานเครื่องตัดกระดาษและปล่อยให้ตัดต่อได้ หลังจากทำลายเอกสารแล้ว ให้กดปุ่มหยุด/ย้อนกลับเพื่อหยุดเครื่องตัด
ก่อนทำลายเอกสาร ให้ตรวจสอบเอกสารว่ามีวัตถุแข็ง เช่น คลิปหนีบกระดาษหรือลวดเย็บกระดาษหรือไม่ หากพบ ให้นำออกก่อนที่จะใส่กระดาษเข้าไปในช่องป้อนกระดาษ เนื่องจากอาจทำให้ใบมีดเสียหายได้ เมื่อใช้เครื่องตัดกระดาษ ให้หลีกเลี่ยงการป้อนกระดาษมากเกินไปในคราวเดียว โดยเฉพาะกระดาษคุณภาพสูง- เพื่อป้องกันไม่ให้กระดาษติด เมื่อใส่กระดาษ หลีกเลี่ยงการเอียงกระดาษ และจัดกระดาษที่แคบกว่าให้อยู่ตรงกลางในช่องป้อนกระดาษ
สำหรับรุ่นเก่า หากกระดาษติด ให้กดปุ่มย้อนกลับหรือหยุดเพื่อทำลายเอกสารต่อ เครื่องตัดกระดาษส่วนใหญ่ติดตั้งอุปกรณ์ป้องกันการโอเวอร์โหลดซึ่งจะปิดเครื่องโดยอัตโนมัติเมื่อมอเตอร์ร้อนเกินไปเนื่องจากการโอเวอร์โหลด ในกรณีนี้ควรหยุดเครื่องเป็นเวลา 20-30 นาที เพื่อให้มอเตอร์เย็นลง เมื่อใช้งานอีกครั้ง ให้พิจารณาลดปริมาณกระดาษที่ป้อนเข้าไป เครื่องตัดกระดาษขั้นสูงจะหยุดและขนกระดาษโดยอัตโนมัติเมื่อมีกระดาษมากเกินไป ทำให้สะดวกต่อการใช้งานมากขึ้น เครื่องบางเครื่องยังส่งเสียงเมื่อเครื่องเต็มเพื่อเตือนให้ผู้ใช้นำเศษกระดาษออก
